PEMASARAN MENGGUNAKAN SURAT ELEKTRONIK (EMAIL MARKETING)

1. Konsep Email Marketing 

         Email marketing adalah teknik pemasaran menggunakan media internet dan surat elektronik dengan tujuan menjalin hubungan dan menyampaikan pesan pemasaran (promosi) untuk menarik pelanggan .

         Pemasaran menggunakan surat elektronik memiliki tujuan untuk menjual, mempromosikan, menginformasikan, menjalin hubungan serta membujuk konsumen yang dikemas dalam bentuk newsletter atau surat elektronik promosi.  

Alasan mengapa surat elektronik menjadi salah satu teknik 

pemasaran yaitu :

a. Cepat dan sederhana

     Surat elektronik dapat dikirim dalam skala besar, isi surat elektonik dapat di buat berbeda-beda. Hanya dengan menekan tombol kirim maka semua surat elektronik yang telah di desain langsung terkirim, begitu cepat. 

b. Jangkauan
         Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran
langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis. 

c. Hemat

         Biaya yang digunakan sangat murah dibandingkan dengan pilihan pemasaran tardisional seperti media cetak, televisi dan 

radio.

d. Membangun/menjalin hubungan

            Dengan mengirim surat elektronik kepada konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin hubungan. Nawala (Newsletter) merupakan contoh tentang bagaimana surat elektronik pemasaran dapat tetap menjaga hubungan dengan konsumen.  

e. Meningkatkan trafik(tingkat/banyaknya kunjungan pengguna)

         Surat elektronik dapat  membantu meningkatkan kunjungan pengguna internet ke website perusahaan hal ini terjadi ketika konsumen mengklik link konten yang mengarahkan ke website perusahaaan tersebut. 

Terdapat 2 jenis surat elektronik komersial yaitu :

a. Surat elektronik promosi(email promotion)        

         Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang dirancang dan dibuat berdasarkan tujuan tertentu, dimanakonsumen diharapkan langsung melakukan tindakan atas informasi yang dikirimkan, biasanya berisikan informasi penawaran produk, diskon, musik gratis, voucher dan lain-lain. 

b. Retention-based e-mails(newsletter/nawala)
        Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu  berhubungan dengan urusan bisnisnya.

Bagian Dari Surat Elektronik

a. Preheader 

        adalah satu atau dua baris teks yang ditampilkan di bagian atas
surat elektronik(header). Baris teks tersebut yang akan mengarahkan pengguna surat elektronik untuk "Melihat surat elektronik secara online". Dengan semakin banyak orang melihat surat elektronik di ponsel, preheader juga dapat dimanfaatkan untuk mengarahkan surat elektronik ke versi mobile.

b. Header
         Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan " membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan. Dengan kata lain, Pembaca(pemilik surat elektronik) memahami bahwa newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. 

c. Subyek Line
         Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronikbaris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik,dan juga menarik pembaca untuk membukanya.

d. Personalisasi Ucapan
       Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik .

e. Body(tubuh)
          Pada bagian ini isi surat elektronik dibuat. Jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik, dan mengaburkan isi bila gambar tidak berhasil ditampilkan. 

f. Footer
       Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim .

2. Etika Penggunaan Surat Elektronik

a. Jangan biarkan kolom subjek kosong.
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalubesar (lebih dari 512 KB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima.

c. Jangan mengirim teruskan (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan andaberteriak.
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan. 

3. Merencanakan, Membuat, Menguji coba dan Mendistribusikan Surat Eletronik untuk Pemasaran 

a. Merencanakan
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu: 

1.Tujuan

Tentukan tujuan pemasaran menggunakan surat elektronik dan pastikan terukur.

2.Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline

Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online.

3. Konsistensi
Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untuk
pemasaran, penting dipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen.

4. Waktu dan frekuensi 

Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen), pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial, sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari besar/perayaan.

Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik promosi yaitu:

• Pengguna melakukan pembelian.
• Pengguna mengunduh whitepaper.
• Pengguna meminta informasi tambahan.

Sedangkan untuk sasaran jangka panjang hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik nawala yang meliputi:  

• Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronikyang dikirim(Openrate)
• Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
• Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
• Return on investment (ROI)
• Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
• Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
• Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))

b. Membangun Basis data Konsumen

Ada beberapa cara untuk mengembangkan basis data konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basis data pengguna surat elektronik, caranya sangat mudah yaitu tinggal mencari di mesin pencari Google dengan kata kunci “
email databases”, contoh alamat penyedia surat elektronik basis data:

• http://www.infousa.com/
• http://www.worldemaildatabases.com/
• http://dmdatabases.com/  

Cara lain untuk menambah basis data konsumen selain membeli dari penyedia  basis data adalah ketika konsumen berkunjung ke website dan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan. Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku yaitu: 

1) Tambahkan link  "teruskan ke teman" di bagian bawah surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya.

2) kata sign-up(daftar) dan berlangganan nawala(subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website.

3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, Tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala(newsletter) bulanan dan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksa sintaks. 

4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout situs ritel. 
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko  dengan memberikan voucher diskon
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen. 

10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basis data.

11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan. Pada bagian signature harus dapat menginformasikan kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan  informasi atau berita terbaru, dan menanyakan apakah mereka ingin menerima hal ini.

        Basis data konsumen tersebut dapat terdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu:  

• Nama lengkap dan Gelar
• Tanggal Ijin pengiriman surat
• elektronik
• Sumber ijin
• Jenis kelamin
• Negara
• Alamat
• Telepon
• Surat elektronik
• Tempat dan Tanggal lahir
• Frekwensi(seberapa sering konsumen ingin dikirimi surat elektronik) 

c. Merancang desain dan memilih template.
        Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana. 
Beberapa aturan yang harus dipatuhi adalah:
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel  untuk menutupi seluruh surat elektronik 
4) Typography, Aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti arial, Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen.
5) Gambar. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar.
6) CAPITALS. Jangan menggunakan huruf kapital, terutama di baris subjek. Karena seperti orang teriak.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di baris subjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. 
      Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya adalah:
1) Bentuk Tampilan
2) Layout
Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu: 

• www.constantcontact.com
• www.mailchimp.com
• www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
• www.activecampaign.com/templates/ 

d. Merancang untuk preview pane
        Banyak pengguna surat elektronik menggunakan desktop client dalam mengelola surat elektronik mereka. Mengingat banyaknya jumlah surat elektronik yang diterima setiap hari, maka banyak pula surat elektronik yang tidak dibuka melainkan dilihat dalam panel pratinjau. Hal ini menjadi tantangan bagi pengirim surat elektronik dalam membuat desain agar surat elektronik ditampilkan dengan benar.  
e. Merancang Surat elektronik untuk Telepon Selular
Dengan meningkatnya penggunaan smartphone, semakin banyak orang yang melihat surat elektronik mereka pada smartphone. Di Amerika Serikat, 38,5% dari waktu pengaksesan mobile internet digunakan untuk memeriksa surat elektronik (Nielsen, 2006). 
     Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemas aran untuk perangkat mobile: 

• Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas. 
• Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone)  dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horisontal.
• Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda.  
• Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda
  harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar,
• Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda .
•  Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik
  Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu.
  Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana. 
• Ukuran Link Tombol kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel 
• Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px. Dengan jarak link seperti ini , maka akan mudah bagi pengguna layar sentuh untuk menindaklanjuti Call to Action.

f. Merancang Call to action
Ketika anda membuat Surat elektronik untuk pemasaran, Jangan lupa menempatkan  call to action, bagian ini berisi interaksi dengan konsumen. Call to action dapat berupa teks hyperlink (disebut teks link), atau gambar yang terlihat seperti tombol.  
g. Membuat Konten
Salah satu keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu isi surat elektronik memiliki nilai penting dan relevan untuk pembaca/konsumen. Konten berharga harus informatif, memberikan solusi bukan masalah, sesuai kebutuhan konsumen. Baik buruknya konten surat elektronik ditentukan oleh konsumen oleh karena itu hal tersebut harus menjadi perhatian khusus para pemsar. Konten surat elektronik dapat berisikan: 

• humor
• penelitian
• informasi
• promosi
• konten eksklusif

h. Uji Coba
Desain surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian,  hal ini bertujuan agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (webmail dan mail klien). Surat elektronik dapat diuji di alamat: https://litmus.com/  
     Ada beberapa komponen surat elektronik yang diujikan jika anda akan melakukan kampaye yaitu :

• Baris subjek
• Asal pengirim
• Waktu pengiriman (hari dan jam)
• Frekwensi
• Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks
• Typografy(jenis huruf dan warna)
• Link dan tombol (Call to action)
• Personalisasi
• Berhenti belangganan (Unsubscribe)
• Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page)
• Tata letak

     Sistem pelacakan surat elektronik menghasilkan statistik yang userfriendly dan cara pengukurannya mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi :

• Jumlah surat elektronik yang dikirim.
• Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan) .
• Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka .
• Berhenti berlangganan
• Teruskan ke teman,
• Tingkat klik-tayang dan konversi 

Beberapa web untuk menguji surat elektronik Anda yaitu:

• Memeriksa Status web pusat Surat elektronik dapat dilakukan dihttp://emailstatcenter.com/.  
• Menguji kompatibilatas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/ atau di www.litmus.com/
• Memeriksa Spam skor sebuah surat elektronik dapat dilakukan di:http://spamassassin.apache.org.   
• Memeriksa Skor reputasi Sebuah surat elektronik dapat dilakukan di www.senderscore.org.
• Memverifikasi  surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi surat elektronik internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e (www.returnpath.net dan www.truste.com)

i. Distribusi/Penyebaran
Dengan membuat konten bernilai, merancang desain yang tepat dan melakukan pengujian surat elektronik maka keberhasilan kampanye pemasaran menggunakan surat elektronik sudah ditangan Anda.4. Format penulisan surat elektronik
format penulisan surat elektronik adalah sebagai berikut: 
namapengguna@domain.com
alamat tersebut dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

• nama pengguna merupakan identitas pengguna atau ID atau nama kotaksurat
• @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia diartikan “lokasinya diO”
• domain.com merupakan nama domain tempat e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya.

5. Klasifikasi surat elektronik
Jenis layanan surat elektronik dikelompokkan dalam dua basis, yaitu:
a) Surat elektronik berbasis klien(client)
Bagi pengguna surat elektronik berbasis klien, aktifitas per-emailan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Thunderbird, Eudora atau Outlook Express. Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surat elektronik secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat.  
b) Surat elektronik berbasis web.
bagi pengguna surat elektronik berbasis web, seluruh kegiatan per-emailan harus dilakukan melalui  website. sehingga untuk menggunakannya haruslah dalam keadaan online. surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surat elektronik gratis seperti Hotmail (www.hotmail.com) atau YahooMail (mail.yahoo.com). Beberapa pengguna
surat elektronik dapat membentuk kelompok tersendiri yang diwakili oleh sebuah alamat surat elektronik.
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik adalah :

• Sign Up :Mendaftarkan diri (menjadi member)
• Sign In :Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)
• Compose :Menulis surat baru
• Inbox :Surat yang masuk ke pemilik e-mail
• To :Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
• CC :Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
• BCC :Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC
• Draft  :Surat yang ditulis tapi belum dikirim
• Sent  :Surat yang terkirim
• Spam :Surat tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan
• kadang-kadang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
• Reply :Membalas surat yang diterima
• Trash :Melihat e-mail yang telah dihapus
• Bulk :Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
• Forward  :Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain
• Attachment:Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang akan dikirim.]

6. Membuat, mengelola dan mengirim surat elektronik
 Dengan Akun Google anda diberikan akses ke layanan seperti Gmail, YouTube,dan Google+. Adapun  langkah-langkah dalam pembuatan surat elektronik berbasis web (gmail) adalah sebagai berikut:  

• Buka browser (internet explorer/mozila atau yang lainnya)
• Ketikan alamat  www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard.
• Pilih buat akun/Sign uplihat Gambar 5.32
• Isi formulir pendaftaran sesuai dengan biodata anda, jika telah selesai pilih langkah berikutnya.

Keterangan Gambar 5.33: 
1) Nama : disikan nama depan dan nama belakang
2) Pilih nama pengguna anda disikan alamat id surat elektronik anda misalkan dewaarda@gmail.com 
3) Buat sandi disikan sandi(password)

• Pilih sandi dengan cerdik.
• Jangan gunakan sandi yang sama di website lainnya.
• Gunakan pengukur kerumitan dari kami untuk membantu memastikan bahwa sandi Anda sulit ditebak.
• Gunakan setidaknya delapan karakter yang terdiri dari angka dan huruf.

4) Konfirmasi sandi anda: disikan sandi yang telah dimasukan sebelumnya
5) Tanggal lahir disikan tahun, bulan dan tanggal lahir anda
6) Gender disikan jenis kelamin anda
7) Ponsel disikan nomor handphone anda contoh +61817707070 angka 0 didepan angka 8 dihilangkan.
8) Alamat surat elektronik anda saat ini
9) Buktikan bahwa anda bukan robot disikan kode yang tampil dan jangan diberi tanda centang pada kotak lewati verifikasi ini
10) Lokasi disikan negara Masukkan negara dan wilayah tempat tinggal Anda.
11) Berikan tanda centang pada kotak saya menyetujui persyaratan layanan dan kebijakan privasi Google.
2) Pilih tombol langkah berikut, Jika berhasil maka akan tampil seperti pada gambar 5.34 dan aturlah tampilan Anda. 
     Adapun langkah-langkah menggunakan surat elektronik adalah sebagai berikut:
a) Buka Gmail dengan alamat http://mail.google.com, kemudian masukkan mail account Anda, ID dan Password 
b) Pilih Sign in seperti pada gambar 5.35. Jika id dan password anda benar maka akan tampil seperti pada gambar 5.6. 
c)Untuk mengirim surat elektronik pilih tombol compose. Ada kotak isian yang harus diisi lihat gambar 5.37 yaitu:
Keterangan Gambar 5.37:
1) Kotak isian To: diisi dengan alamat surat elektronik yang akan dituju. Misal, dharmayasa69@yahoo.com. 
2) Jika Anda ingin mengirim lebih dari satu alamat surat elektronik.
3) Kotak isian Subject:  di isi dengan judul atau perihal surat, misalkan CV Yasa Komputer-Buletin Komputer edisi 20.  
4) Ketik pesan atau isi surat yang akan disampaikan, pada kotak tempat menulis pesan atau bagian body. 
5) Jika ingin mengirim file pada surat elektronik dapat menggunakan fasilitas attach files caranya adalah memilih tombol/link attach seperti pada Gambar 5.38 kemudian memilih file yang akan dikirim lihat Gambar 5.39. 
6) Jika anda telah selesai membuat surat elektronik, pilih/klik tombol send
untuk mengirim surat elektronik.  
d) Untuk melakukan pengecekan surat elektronik pilih inbox maka akan tampil seperti gambar 5.40, untuk melihat isi dari surat elektronik pilih subjek atau alamat pengirim sehingga isi surat elektronik dapat dilihat, seperti padagambar 5.41.
e) Untuk membalas surat elektronik yang telah dibaca kepada alamat yang mengirim pilihlah reply maka akan tampil seperti gambar 5.43 dan untuk meneruskan surat elektronik kepada pemilik surat elektronik lainnya pilihlah tombol forward maka akan tampil seperti pada gambar 5.44.
Mengunduh surat elektronik dari Server

• Untuk membaca surat elektronik, anda harus melakukan penerimaan(receive) surat elektronik dari server caranya adalah pilih menu tool atau tombol send/receive akun surat elektronik kalian(contoh budayasaputu@gmail.com) inbox.
• Untuk membaca surat elektronik yang sudah diambil dari server yaitu: Pilih folder inbox pilih pre header yang ingin di baca.
• Untuk membalas surat elektronik yang telah dibaca tekan tombol reply maka akan tampil
• Untuk membuat dan mengirim surat elektronik baru yaitu dengan cara pilih tombol new. Maka akan tampil seperti Gambar 5.55.  to: di isi ke alamat.

Beberapa menu yang sering digunakan dalam pengeditan konten surat elektronik saat membuat surat elektronik yaitu:
a) Tab Message 
Pada menu message terdiri dari 6 grup yaitu
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, menempelkan dan salin format suatu ketikan. 
2) Basic Text yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur
ukuran, jenis,warna huruf, paragraf, penomoran.
3) Names yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mencari dan
memasukan kontak ke header dari surat elektronik.
4) Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
5) Option yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: penanda surat sudah di kirim, dan keamanan.
6) Proofing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: pengecekan ketikan. 
b) Tab Insert 
Menu insert terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Table memiliki fungsi untuk membuat table.
2) Illustrations memiliki beberap fungsi yaitu untuk memasukan gambar, clip art, bentuk, smartArt dan grafik.
3) Links memeliki beberapa fungsi yaitu membuat hyperlink(pindah ke suatu halaman) dan bookmark.
4) Text memiliki beberapa fungsi yaitu membuat text box, word art, drop cap dan memasukan tanggal, waktu dan objek.
5) Symbol memiliki beberapa fungsi yaitu membuat rumus matematika (equation), symbol, garis horizontal.
c) Tab Format 
Pada menu Format Text terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, paste dan salin format.
2) Font  yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf, merubah ketikan menjadi tebal, miring dan garis bawah,pangkat (super script), subscript.
3) Paragraph yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur paragrap, numbering, bullet, line spacing border.
4) Style yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur style ketikan yang telah dibuat.
5) Zoom yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:  memperbesar area kerja.
6) Editing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu:  untuk mencari, mengganti ketikan dan memilih objek.